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        質量認證中記錄的管理和控制

        質量認證


        記錄的標識:應具有唯一性標識,為了便于歸檔和檢索,記錄應具有分類號和流水號。標識的內容應包括:記錄表格所屬的質量管理文件的編號、版本號、表號、頁號、沒有標識或不符合標識要求的記錄表格是無效的表格。


        記錄的貯存和保管:記錄應當按照檔案要求立卷貯存和保管。記錄的保管由專人或專門的主管部門負責,應建立必要的保管制度,保管方式應便于檢索合存取,保管環境應適宜可靠,干燥、通風,并有必要的架、箱,應做到防潮、防火、防蛀、防止損壞、變質合丟失。管以及路的保存期限問題,如果外部沒有要求的,組織可針對不同產品的特點合法規要求做出相應規定,如果合同對記錄提出要求,則按照顧客的要求確定保存期限。一般情況下,記錄的保存期限為2年,主要的記錄應保存3年,重要的記錄應長期保存。

         

        記錄的檢索:一項質量活動往往涉及到多項記錄的內容和表格,為了避免漏項,應當對記錄進行編目,編目具有引導和路徑作用,可以便于記錄的查閱和使用,使查閱對該項質量活動的記錄能有一個整體的了解。對于一個項目,合同或是產品實現后過程,可以考慮建立一個總編目,按產品實現的進度進行排列。對于記錄內容較多,質量活動聯系復雜的記錄,也可設置分項編目。記錄在歸檔前經主管部門驗收合格后方可進行,如果歸檔資料不全,負責歸檔驗收的部門有權拒收。記錄中包含了大量有用的體系運行證據和原始信息,要發揮其作用必須使用其便于有關部門和員工查找,記錄的查閱納入計算機管理是比較好的做法,編制電子索引,可以提高檢索和查閱的效率。


        記錄的處置:超過規定保存期限的記錄,應統一進行處理,重要的含有保密內容的記錄須保留銷毀記錄。記錄必須如實記載產品質量的形成過程和最終狀態,如實反映質量管理體系過程、過程和活動的運行狀況和結果,證實產品滿足技術標準、合同、法規要求以及顧客的期望的程度,反映組織的質量管理體系是否已得到有效運行,產品、過程和整個體系的運行是否達到了預期的要求。


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